Avis de confidentialité de Sonance Wealth Partners Ltd.

Communiquer avec la personne responsable de la protection des renseignements personnels

Le chef de la conformité et responsable de la protection des renseignements personnels de Sonance répond des pratiques de l’entreprise en matière de confidentialité.

Communiquez avec cette personne pour poser une question sur la confidentialité, déposer une plainte, demander l’accès à vos renseignements personnels ou leur rectification, retirer votre consentement lorsque cela est possible ou soulever une préoccupation au sujet d’un traitement automatisé.

Renseignements que nous recueillons

Nous recueillons les renseignements personnels raisonnablement nécessaires pour fournir nos services et respecter nos obligations légales et réglementaires. Selon votre relation avec Sonance, il peut s’agir notamment des renseignements suivants :

• Les renseignements d’identification et de contact, notamment le nom, la date de naissance, l’adresse, le numéro de téléphone, l’adresse courriel, la signature et les identifiants délivrés par le gouvernement.
• Les renseignements financiers et relatifs aux comptes, notamment les détails des comptes, les avoirs, les opérations, le revenu, l’actif, le passif, les renseignements bancaires et les renseignements sur la résidence fiscale.
• Les renseignements liés aux placements, à la planification et à la conformité, notamment les objectifs de placement, la tolérance au risque, les connaissances en placement, l’horizon de placement, les renseignements relatifs à la connaissance du client et à la convenance, ainsi que les renseignements requis pour respecter les obligations relatives à la lutte contre le blanchiment d’argent, à la fiscalité et aux valeurs mobilières.
• Les renseignements provenant des communications et des services, notamment ceux que vous fournissez lors de rencontres, d’appels, de courriels, de demandes, de plaintes ou d’autres échanges avec nous.
• Les renseignements techniques et en ligne, notamment les renseignements de connexion au portail, sur l’appareil et sur l’utilisation du site Web, le cas échéant.

Utilisation des renseignements

Nous recueillons, utilisons et communiquons des renseignements personnels dans la mesure raisonnablement nécessaire pour :

• Vérifier l’identité et respecter les obligations légales et réglementaires, notamment celles relatives à la connaissance du client, à la convenance, à la lutte contre le blanchiment d’argent, à la fiscalité et aux valeurs mobilières.
• Ouvrir, administrer, gérer et maintenir les comptes.
• Fournir des services de gestion de portefeuille, de conseil, de planification, de production de rapports, de soutien aux opérations et d’autres services connexes aux clients.
• Calculer et percevoir les frais ainsi qu’administrer les ententes contractuelles.
• Communiquer avec vous au sujet de vos comptes, de nos services, de vos demandes et de changements importants.
• Conserver des dossiers, effectuer des audits, enquêter sur les plaintes ou les incidents et gérer les réclamations judiciaires.
• Protéger les clients, nos systèmes et les renseignements grâce à la prévention de la fraude, à la cybersécurité, à la surveillance de la conformité et à la gestion des risques.
• Exploiter les services technologiques, de gestion documentaire, de tenue de dossiers et autres services de soutien aux activités.
• Envoyer des communications promotionnelles ou de marketing uniquement conformément aux exigences applicables en matière de consentement et de désabonnement.

Consentement et choix

Nous obtenons le consentement lorsque la loi l’exige. Pour les services essentiels aux clients, nos pratiques de collecte, d’utilisation et de communication sont expliquées dans les conventions client, les documents d’ouverture de compte, nos renseignements sur la relation et les avis connexes.

Vous pouvez retirer votre consentement lorsque cela est possible, sous réserve des restrictions légales, réglementaires, contractuelles et de tenue de dossiers. Nous vous expliquerons toute limite qui en résulterait pour les services ou le traitement des renseignements.

Nous ne communiquons pas vos renseignements personnels à un fournisseur affilié de services ne nécessitant pas d’inscription, comme la planification fiscale, les conseils successoraux, les conseils aux entreprises ou la planification financière, sans avoir d’abord obtenu votre consentement exprès et consigné. Vous pouvez refuser, limiter ou retirer ce consentement. Votre décision n’aura aucune incidence sur l’accès, la qualité ou le prix des services de gestion de portefeuille de Sonance.

Fournisseurs de services et traitement transfrontalier

Nous pouvons faire appel à des dépositaires, fournisseurs de technologie ou de gestion documentaire, conseillers professionnels, auditeurs, fournisseurs de sécurité, organismes de réglementation et autres fournisseurs de services lorsque cela est raisonnablement nécessaire pour fournir nos services, respecter nos obligations légales ou exercer nos activités.

Nous exigeons de nos fournisseurs qu’ils protègent les renseignements personnels par des mesures contractuelles et autres adaptées aux renseignements et aux services concernés. Ces mesures peuvent porter sur la confidentialité, la protection des renseignements personnels, la sécurité, la notification des incidents, le contrôle de l’accès, la conservation, la restitution, la suppression et la coopération.

Les renseignements personnels peuvent être traités, stockés, sauvegardés ou consultés à l’extérieur de votre province de résidence ou du Canada, notamment par des sociétés affiliées et des fournisseurs de services. Sonance demeure responsable des renseignements personnels dont elle a la garde. Les renseignements traités à l’étranger peuvent faire l’objet d’un accès légal par les tribunaux, organismes de réglementation, forces de l’ordre ou autres autorités conformément aux lois du territoire concerné.

Intelligence artificielle, enregistrements et outils automatisés

Sonance peut utiliser des technologies, notamment des outils de prise de notes ou de transcription assistés par intelligence artificielle, pour appuyer l’administration et la documentation des rencontres avec les clients. Si une rencontre doit être enregistrée à ces fins, nous vous en aviserons et obtiendrons votre consentement affirmatif avant le début de l’enregistrement. Vous pouvez refuser l’enregistrement ou la prise de notes assistée par intelligence artificielle sans que cela ait une incidence sur l’accès, la qualité ou le prix des services de gestion de portefeuille de Sonance.

Sonance n’utilise pas l’intelligence artificielle pour exercer un pouvoir discrétionnaire, autoriser des opérations, remplacer le jugement des personnes inscrites, déterminer la convenance ou prendre des décisions de placement.

Sonance ne permet pas aux fournisseurs tiers d’outils d’intelligence artificielle ou automatisés d’utiliser les renseignements personnels ou les données de compte des clients pour entraîner ou améliorer des modèles accessibles à d’autres parties, sauf si ces renseignements ont été agrégés ou dépersonnalisés de façon irréversible.

Mesures de protection et conservation

Nous utilisons des mesures administratives, techniques et physiques adaptées à la sensibilité, au volume et aux risques associés aux renseignements que nous traitons. L’accès est limité aux personnes qui ont besoin des renseignements dans le cadre de leurs fonctions ou à une fin autorisée.

Nous conservons les renseignements personnels uniquement aussi longtemps que nécessaire aux fins décrites ci-dessus, pour respecter les exigences légales et réglementaires et pour préserver les dossiers visés par des obligations de conservation liées à un litige, à un audit, à une enquête ou à une autre exigence valable. Lorsqu’ils ne sont plus nécessaires, nous détruisons, supprimons, anonymisons ou dépersonnalisons les renseignements de manière sécurisée.

Vos droits en matière de confidentialité

Sous réserve des lois applicables, vous pouvez demander l’accès aux renseignements personnels que nous détenons à votre sujet et demander la rectification de renseignements inexacts ou incomplets. Nous vérifierons votre identité et votre autorisation avant de répondre, dans les délais prévus par la loi.

Vous pouvez déposer une plainte relative à la confidentialité auprès de la personne responsable de la protection des renseignements personnels. Nous enquêterons et répondrons dans les délais légaux applicables ou, en l’absence de délai prescrit, dans un délai raisonnable et documenté. Vous pourriez aussi avoir le droit de porter plainte auprès du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada ou d’une autorité provinciale compétente.

Lorsque la loi applicable vous donne le droit d’obtenir des renseignements ou de demander une révision humaine d’une décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé, vous pouvez communiquer avec nous aux coordonnées ci-dessus.

Modifications au présent avis

Nous pouvons mettre à jour cet avis pour tenir compte de changements à nos pratiques de confidentialité, à nos services, à notre technologie, à nos obligations légales ou à d’autres circonstances importantes. La version en vigueur sera accessible sur notre site Web et, s’il y a lieu, sur notre plateforme client.